Článek se seznamu: [ Postupy ] |
Automatické odpovědi a pravidla v Office365
Zde si ukážeme, jak nastavit automatické odpovědi, případně nastavení podmínek pro zpracování zpráv (např. řazení do složek).Pokud používáte Outlook, je to jednoduché - vše, co si nastavíte v Outlooku, je uloženo na server a bude fungovat, i když Outlook zavřete a PC vypnete.
Pokud však používáte jiný poštovní program, např. Thunderbird, případně pokud chcete mít jistotu v tom, jak je to na serveru nastavené, použijte tento postup.
1. Otevřte webovou stránku https://outlook.office.com/mail Bude potřeba se přihlásit Vašim emailem a heslem.
2. V pravém horním rohu najdete pás s ikonami - klikněte na ozubené kolečko.
3. Otevře se okno se všemi možnostmi. V prvním sloupečku by měla být vybrána "pošta" a v druhém sloupečku si zvolte "Automatické odpovědi" - případně "Pravidla", pokud chcete nastavovat pravidla zpracování zpráv.
4. Pokud si vyberete "Pravidla", postupujte podle průvodce pravidly. Detailní popis je poněkud nad rámec této stránky. Upozorním však na dvě věci:
- Pravidla se zpracovávají v uvedeném pořadí. Proto jsou po stranách šipky na posun pravidla nahoru/dolů
- Pokud máte v pravidle "Nezpracovávat další", pak, pokud pravidlo
vyhovuje, je také posledním. Další se zpracovávat nebudou. V opačném
případě se jde na další pravidlo, další, atd. - zpráva tak může projít
více pravidly a to je potřeba mít na paměti.
5. U automatické odpovědi uvidíte, zda je aktivní či neaktivní (přepínač). Pokud je neaktivní, klikněte na přepínač a objeví se okno s nastavním:
- Zaškrtněte "Posílat odpovědi jenom během určitého časového období"
Tato volba automaticky posílání odpovědí zastaví po nastaveném koncovém čase - ideální např. na odpověď při dovolené. Nemusíte se pak starat o vypnutí, vypne se zamo.
- Automatická odpověď se dělí na dva bloky
- V rámci Vaší firmy = odpověď je odeslána, pokud Vám příjde mail z vnitřní firemní adresy (= od kolegů)
- Mimo Vaši organizaci = odpověď je odeslána všem, kteří nejsou z Vaší firmy. U této volby si pak ještě můžete "pohrát" s nastavním, kterým odesilatelům se má odpověď poslat.
- Je nutné vyplnit oba bloky - buď stejným textem (Ctrl-C/V), nebo v bloku pro odpověď uvnitř firmy můžete mít méně formální text.
- Další zaškrtávátka jsou jasná už ze svého popisu.
- Pak už jen stisk "Uložit".
Copyright © Martin Pokorný 2016 - All Rights Reserved